I Toegang
a. De conventiebezoeker gaat door betaling van het entreegeld akkoord met de hier weergegeven algemene voorwaarden.

b. Door het entreegeld te betalen verwerft de conventie bezoeker zich het recht op deelname aan de conventie. Restitutie is alleen mogelijk bij hoge uitzondering. Het afzeggen van een gast valt niet onder deze uitzonderingen. Aanvragen worden per geval beoordeeld door het bestuur van Utopia. Het is wel mogelijk gekochte toegangskaarten over te zetten op een andere naam met behoud van nummer. Dit moet schriftelijk worden doorgegeven aan stichting Utopia.

c. Bij afgelasting van de conventie wordt het entreegeld geheel vergoed door stichting Utopia. De stichting is niet verantwoordelijk voor eventuele andere kosten die gemaakt zijn door de koper van de toegangskaart. Deze worden dan ook niet vergoed.

d. Stichting Utopia behoudt zich het recht voor zonder opgave van redenen individuen of organisaties de toegang tot de conventie op voorhand te ontzeggen.

e. Kinderen tot en met vijf jaar krijgen gratis toegang, mits onder begeleiding van een betalende volwassene. Kinderen van zes tot en met twaalf jaar betalen half geld, mits eveneens onder begeleiding van een betalende volwassene.

f. Naam, adres en overige gegevens van conventiebezoekers worden door stichting Utopia geregistreerd in een computerbestand. Deze gegevens worden niet ter beschikking gesteld van derden.

II Het evenement
a. Alle gasten komen behoudens werkverplichtingen. Als er een gast onverhoopt af mocht zeggen maakt stichting Utopia dit zo snel mogelijk bekend. Een andere gast van hetzelfde 'kaliber' zal gecontracteerd worden, mits dit redelijkerwijs mogelijk is.

b. Stichting Utopia kan niet garanderen dat iedere bezoeker handtekeningen kan bemachtigen. Het ligt wel in de bedoeling dit te bewerkstelligen. Handtekeningensessies gaan op nummervolgorde en weekendtickethouders hebben hierbij voorrang. Mensen die vroeg een kaartje kopen hebben dientengevolge als eerste de kans hun handtekeningen te verzamelen.

c. Schade geleden met betrekking tot de conventie of de organisatoren kan niet op deze partijen worden verhaald.

d. Het is geoorloofd om overal op de conventie audio- en video-opnamen te maken en te fotograferen tenzij een gast verzoekt bepaalde onderdelen niet vast te leggen en tenzij het een goed verloop van het programma belemmert. In voorkomende gevallen zal een verbod duidelijk bekend gemaakt worden en strikt worden nageleefd.

e. Conventiebezoekers die het evenement op welke wijze dan ook verstoren, schade of persoonlijk letsel veroorzaken, worden hiervoor persoonlijk aansprakelijk gesteld.

f. Het is verboden dieren en gevaarlijke voorwerpen zoals wapens, vuurwerk, traangas e.d. mee te brengen naar de conventie. Zwaarden en messen als onderdeel van een kostuum zijn toegestaan, mits opgeborgen in hun schede. Dit geldt tevens voor de kostuumwedstrijd. Zwaarden en messen, door handelaren te koop aangeboden, mogen niet gedemonstreerd worden en dienen na verkoop onmiddellijk opgeborgen te worden.

g. Folderen of andere manieren van werving voor politieke en/of religieuze organisaties is verboden. Voor andere organisaties kan dit alleen met schriftelijke toestemming van stichting Utopia plaatsvinden. Neergelegde folders etc. van organisaties/individuen die geen overeenkomst met Utopia hebben, kunnen in beslag worden genomen. Het is Utopia voorbehouden een financiële dan wel andere vergoeding te vragen voor folderen/werving door derden.

h. Aanwijzingen van conventievrijwilligers alsmede het hotelpersoneel dienen ten allen tijde te worden opgevolgd.

i. Het niet nakomen van de bepalingen gesteld in II d.-h. kan tot gevolg hebben dat de conventie bezoeker wordt uitgesloten van de conventie zonder enigerlei vorm van restitutie voor toegangskaart of andere gemaakte kosten.

III Copyright
a. Het copyright van alle voor Utopia vervaardigde publicaties ligt bij stichting Utopia, tenzij anders vermeld. Bestaand copyright ligt bij de copyright houder. Eventueel inbreuk op bestaand copyright is onbedoeld en zal, indien stichting Utopia hierop attent wordt gemaakt, onmiddellijk worden herzien.

b. Het gebruik van audiovisuele opnamen gemaakt op de conventie of ander conventiemateriaal van Utopia voor commerciële doeleinden is verboden, tenzij hierover een schriftelijke overeenkomst is bereikt met stichting Utopia. Bij niet-commerciële publicaties is eveneens schriftelijke toestemming van Utopia vereist.

c. Het te koop of anderszins aanbieden van ongelicenseerde merchandise, publicaties etc. valt onder ieders eigen verantwoording. Stichting Utopia kan in dergelijke gevallen niet aansprakelijk gesteld worden.

IV Algemeen
a. Het is het bestuur van de stichting voorbehouden datum en locatie van de conventies te wijzigen.

b. Conventiebezoekers die een kamer boeken in het Bilderberg Hotel zijn zelf verantwoordelijk voor het regelen van de betaling met het hotel en het afsluiten van een eventuele annuleringsverzekering. Stichting Utopia kan zich hier niet in mengen.

c. Stichting Utopia kan geen verantwoordelijkheid nemen voor minderjarigen. Personen die niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor hun eigen daden, dienen te worden vergezeld door een begeleider die de verantwoording heeft over deze personen.

d. Alle aangekondigde programma onderdelen zijn onder voorbehoud.